Телефонът звъни нон-стоп, шефът спешно се нуждае от документи и между колегите идват с въпроси - хаосът бушува. И в края на деня половината работа остава незавършена. В дългосрочен план забавлението от работата се губи. Единственото нещо, което може да помогне сега, е последователна стратегия.
Поставете приоритети във времето
Задайте времеви приоритети според принципа 60:40. Това означава: 60 процента от времето е планирано за действителната работа, 20 процента за неочаквани дейности и още 20 процента за спонтанни действия. Винаги вземайте предвид личната си крива на изпълнение.
Не трябва задължително да планирате неприятни или трудни задачи след обедната почивка, а първо нещо сутрин, когато сте във форма и пълни с енергия.
Принципът на Айзенхауер
За да се справи с потока от входящи документи, бившият президент на САЩ Айзенхауер раздели пощата на четири категории: „Важни и спешни“ беше обработена първо. Следваше „Спешно“ или крайният срок, последван от „важно“.
Всичко, което не беше нито „важно, нито спешно“, отиде в кошчето. Сортирайте задачите си според тази система. Направете списък с дейности и задайте времето за задача. Проверявайте редовно списъка. Проверете всеки завършен проект. Ще забележите: След всяка отметка мотивацията се увеличава.
Избягвайте изгарянето: Направете първо неприятните неща
Направете първо най-важните и неотложни задачи и не преминавайте към друга между тях. Това увеличава мотивацията и ви спестява от необходимостта да научите въжетата отново.
Ако две неща са еднакво важни, предпочитайте по-неприятното. Например, ако не обичате да говорите с недоволни клиенти по телефона, най-добре е първо да направите това. В крайна сметка неприятните задачи, които се отлагат, парализират и блокират. След като въпросът е извън масата, обаче, можете да преминете към следващия проект със свобода.
Поръчка на бюрото
Подреденото бюро не само предоставя общ преглед. Улеснява работата и дава място за творчество. Така че изчистете всичко от бюрото, което няма нищо общо с текущия проект. Документите за други задачи разсейват и създават впечатление, че се задушават в работата.
Във всяка работа има и спешни случаи, които трябва да бъдат разгледани в кратки срокове между тях. Но те никога не бива да се превръщат в дневен ред. Ето защо е важно да казвате „не“ от време на време. Договорете се с колеги или началници за реалистична времева рамка, в която можете да изпълните уж спешните задачи.
Предотвратете изгарянето: правете мини паузи, за да се отпуснете
Седенето пред компютъра ви в продължение на няколко часа не само води до мускулно напрежение, но и до ниски резултати. Просто изключете между тях. Къс отдих упражненията носят нова сила. Те включват дълбоки дишане, например. Затвори си очите. Вдишайте дълбоко през вашия нос и усетете как коремната стена бавно се издува. След това издишайте бавно през уста и гледайте как коремът отново става по-плосък.
Повторете упражнението пет пъти - за предпочитане с отворен прозорец. Челото масаж също има много релаксиращ ефект. За целта поставете върховете на пръстите си в центъра на челото и след това бавно и внимателно удар от центъра до храмовете. Повторете целия процес осем пъти. Има смисъл да правите три до пет мини паузи от половин минута до една минута на час.
Програма за балансиране срещу прегаряне
Краят на работния ден е времето за възстановяване. Затова оставете проблемите на работния ден в офиса. Ако не можете да се справите с това, трябва да разработите стратегия за изключване. Това означава: след работния ден първо на дневен ред е нещо хубаво, което да ви разсейва. Слушане на музика, готвене, медитация, вземане на гореща вана или бягане за здраве около блока създайте необходимото разстояние.
